Je gaat toch niet naar een beachparty in het driedelig-grijze trouwpak van je opa? Waarom zou je dan woorden van een eeuw geleden gebruiken als je eigentijds communiceert met je klant? Deze keer tien woorden die je voortaan mag weglaten in je brieven, offertes en e-mails.
Een tijdje terug schreef ik een blog over ‘schrijfkramp’: een pijnlijk verschijnsel dat bij veel mensen intreedt op het moment dat ze een (zakelijke of zelfs wervende) tekst maken. Opeens lijkt eigentijdse, directe taal niet goed genoeg meer; dan wordt een royale greep gedaan in een muffe taalschatkist vol stoffige woorden en stijve uitdrukkingen. Gevolg: een topzware brief of e-mail. Niet doen!
Zakelijk = saai?
Een van de belangrijkste redenen – althans, dat hoor ik tijdens de schrijftrainingen – is dat de schrijver vooral niet te familiair wil klinken: ‘Het moet wel zakelijk blijven.’ Alsof zakelijk hetzelfde is als saai en vormelijk.
Neem nou een zin als ‘Indien u van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken, dient u onderstaande antwoordstrook te retourneren vóór 2 maart aanstaande’. Grammaticaal en taalkundig is daar niet veel op aan te merken. Maar vlot is anders. Je kunt ook schrijven: ‘Wilt u van deze mogelijkheid gebruik maken? Stuur dan de antwoordstrook voor 2 maart aan ons terug.’ (Of schrijf, als je liever niet al te activerend wilt klinken: ‘Wilt u van deze mogelijkheid gebruik maken? Dan ontvangen wij de antwoordstrook graag voor 2 maart terug.’) Het blijft zakelijk, en zo’n toon komt waarschijnlijk ook nog eens dichter in de buurt van de toon waarop je mondeling met je klant communiceert. Actief, helder en herkenbaar.
Standaardzinnen
Los van ouderwetse woorden en uitdrukkingen staan brieven en e-mails dikwijls ook nog eens bol van de standaardzinnen die nauwelijks iets toevoegen (en die eigenlijk zelfs een beetje raar klinken als je er nog eens goed naar luistert). Wat dacht je van ‘Ik vertrouw erop u hiermede voldoende geïnformeerd te hebben’? Dat mag ik toch hopen: dat je je bericht niet wegstuurt als je het idee hebt dat je maar half werk levert. Zo’n lege zin kun je dus net zo goed weglaten.
Je klant is heus niet bang voor je
Nog zoiets: de suggestie dat je klant er weleens tegenop zou kunnen zien om iets van zich te laten horen. Althans, dat klinkt tussen de regels door bij zinnen als ‘Indien u nadere informatie wenst, aarzel dan niet contact met ons op te nemen.’ Echt, die bemoediging is niet nodig. Net zo min als ‘neemt u dan gerust contact op’. Je klant is niet bang voor je.
Kortom: het mag allemaal wat losser. Gewone, dagelijkse woorden gebruiken maakt je echt niet minder zakelijk. Hoewel… het blijft raadzaam om af te sluiten met ‘Met vriendelijke groet’ in plaats van ‘Doei’ of ‘Mazzel’. Maar wie dat niet aanvoelt, heeft misschien een andere training nodig dan een schrijftraining.
Dit zijn de 10 ergste – en onnodigste – woorden in zakelijke teksten:
- Welke in plaats van die of dat: de offerte welke wij u hebben toegestuurd…
- Gaarne in plaats van graag
- Indien in plaats van als
- Reeds in plaats van al
- Wederom in plaats van weer
- Retour in plaats van terug
- Dienen te… in plaats van moeten
- Heden in plaats van vandaag
- Aangaande in plaats van over
- Middels in plaats van door (middel van)
Als je deze voortaan terug stopt in die oude kist, klink je meteen al een stuk frisser.
Met vriendelijke groet!